Ведущий специалист канцелярии

• Организовывать делопроизводство и документооборот в РО ООО «Башнефть-Розница»;
• Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком;
• Организовывать работу с другими структурными подразделениями РО по направлениям деятельности канцелярии;
• Контролировать исполнение распорядительных и иных документов подразделениями РО ООО «Башнефть-Розница»;
• Организовывать и контролировать процесс приема, учета и обработки всей входящей документации, поступающей в адрес Регионального отделения ООО «Башнефть-Розница», в том числе заказных, ценных писем, факсов и телеграмм;
• Проверять оформление приказов, распоряжений, исходящих писем на соответствие требованиям локально-нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница» по делопроизводству;
• Осуществлять регистрацию входящих/исходящих документов в программе СЭД «Босс-Референт»;
• Осуществлять регистрацию организационно- распорядительных документов РО в программе СЭД «Босс-Референт» и обеспечение их хранения до передачи в архив;
• Регистрировать приказы о направлении работников РО ООО «Башнефть-Розница» в служебные командировки программе Лексема, их отмене и/или изменение сроков командирования в СЭД «Босс-Референт» и обеспечение их хранения до передачи в архив;
• Производить выгрузку из СЭД «Босс-Референт» распорядительных документов, исходящих писем и служебных записок, поступающих на рассмотрение в адрес директора РО;
• Осуществлять сохранность конфиденциальности проходящей служебной документации;
• Организовывать безбумажный документооборот в подразделениях РО ООО «Башнефть-Розница»;
• Обеспечивать организацию работы официального почтового ящика РО ООО «Башнефть-Розница»;
• Обрабатывать входящую, исходящую корреспонденцию РО;
• Распределять входящий поток документов по руководителям функциональных направлений РО;
• Организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу директору РО поступающих документов;
• Предоставлять справочную информацию по движению входящих и исходящих документов РО;
• Осуществлять бронирование переговорной комнаты (видео-конференц связь), закрепленной за РО, согласно поступающим заявкам на бронирование/отмену совещаний, согласно требованиям локально-нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница»;
• Осуществлять хозяйственное обслуживание совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых в административных зданиях РО ООО «Башнефть-Розница»;
• Осуществлять оформление протоколов по итогам совещаний у директора РО;
• Организовывать обеспечение работников РО ООО «Башнефть-Розница» и обслуживающего персонала аппарата управления РО ООО «Башнефть-Розница» товарно-материальными ценностями хозяйственного назначения;
• Осуществлять планирование и учет затрат по почтовым расходам (договоры с АО «Почта России» и курьерской службой экспресс-доставки почтовой корреспонденции);
• Осуществлять планирование и учет затрат по административно-хозяйственным вопросам в РО (договоры по аренде офисных помещении, клининга, архивному хранению документов);
• Оформлять заявки на закупку и закупочную документацию по направлению деятельности, в соответствии с нормативными документами ООО «Башнефть-Розница»;
• Осуществлять качественную проверку документов заявок участников закупочных процедур на предмет их соответствия общим, квалификационным и техническим требованиям, установленных в закупочной документации;
• В случае назначения куратором договора обеспечивать предсогласование (в соответствии с ЛНД ООО «Башнефть-Розница», регламентирующим процесс администрирования договоров), согласование, заключение, подписание, сопровождение, мониторинг финансового состояния контрагента и контроль за исполнением договора по соответствующему виду деятельности»;
• Осуществлять кураторство договоров по аренде офисных помещений и услугам клининга (при наличии договоров);
• Осуществлять кураторство договоров с АО «Почта России», курьерской службой экспресс-доставки почтовой корреспонденции, оказание услуг по архивному хранению документов;
• Осуществлять взаимодействие с операторами почтовой связи по отправке и получению корреспонденции;
• Принимать участие в учете движения и инвентаризации ТМЦ в части офиса РО (регионального сектора в регионах присутствия).
• Осуществлять контроль за качеством и оперативностью работ по техническому обслуживанию административных зданий РО ООО «Башнефть-Розница», по их текущему ремонту; контроль за деятельностью подрядных организаций, оказывающих услуги в этой области;
• Осуществлять организацию хозяйственного и бытового обслуживания в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты административных зданий;
• Проводить работу с печатями РО осуществлять контроль за их хранением;
• Организовывать и контролировать длительное централизованное хранение документов Архивного фонда РО ООО «Башнефть-Розница» с целью документарного и информационного обеспечения деятельности РО ООО «Башнефть-Розница», координировать процессы хранения и уничтожения архивных документов;

Требования:

• Высшее образование — бакалавриат или высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
• Стаж работы по специальности направлению делопроизводство не менее 3 лет
• Ведущий специалист канцелярии должен знать:

1. Законодательство Российской Федерации в области административно-хозяйственного обеспечения;
2. Устав ООО «Башнефть–Розница»;
3. Приказы и распоряжения генерального директора ООО «Башнефть–Розница», его заместителей по направлениям деятельности;
4. Политику Компании, введенную в действие в ООО «Башнефть-Розница» в области противодействия корпоративному мошенничеству и вовлечению в коррупционную деятельность, Кодекс деловой и корпоративной этики НК «Роснефть», Положение Компании «Обязанности работников ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы в области промышленной и пожарной безопасности, охраны труда и окружающей среды»;
5. Положение о структурном подразделении, настоящую должностную инструкцию;
6. Локальные нормативные документы Компании и Группы Обществ, введенные в действие ООО «Башнефть–Розница», и локальные нормативные документы ООО «Башнефть–Розница», определяющие вопросы и принципы осуществления практической работы в области административно-хозяйственного обеспечения;
7. Правила внутреннего трудового распорядка;
8. Основы организации производства и управления;
9. Основы организации труда, правила охраны труда; требования к системам управления окружающей средой и промышленной безопасности по международным стандартам;
10. Основные требования законодательства и локальных нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды (далее – ПБОТОС) в том числе правила и нормы по охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности и др.;
11. Организационную структуру ООО «Башнефть-Розница», структуру регионального отделения (далее — РО) и его подразделений;
12. Единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
13. Основы делопроизводства и порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;
14. Правила составления материальных отчетов движения товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) и первичных документов;
15. Правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
16. Порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
17. Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
18. Правила проведения инвентаризации;
19. Правила складского учета;
20. Порядок и сроки составления отчетности.

• Ведущий специалист должен обладать компетенциями:

1. Эффективно использовать и распределять имеющиеся ресурсы.
2. Быть наставником для коллег, делится с ними опытом.
3. Четко расставлять приоритеты при планировании работы, определять главные и второстепенные факторы.
4. Быть ответственным, обязательным.
5. Дорожить репутацией компании.

• Место работы — офис в БЦ "Бовид"
• График 5/2,
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• "Белая" заработная плата два раза в месяц + ежемесячные премии;
• Расширенный соц. пакет (ДМС, санаторно-курортное лечение, оплата детских лагерей; премии и награды по результатам профессиональных и творческих конкурсов, материальная помощь в трудных жизненных ситуациях)
• Профессиональное обучение