Вакансия Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доводить их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
прием входящих звонков, распределение электронной почты;
регистрация внутренних, входящих и исходящих документов;
составление писем, запросов, ответов на корреспонденцию (по поручению руководства);
работа с почтовыми отправлениями;
ведение делопроизводства;
передача документов исполнителям в соответствии с резолюцией;
своевременное и качественное выполнение поручений генерального директора и других руководителей;
жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, расходных материалов);
обеспечение исправности офисного оборудования (оперативно сообщать о поломках системному администратору);
организация проведения встреч, совещаний, переговоров (подготовка пропусков, встреча, чай/кофе);
формирование бюджета расходов на офисные нужды (ведение журналов выдачи канцтоваров и расходных материалов для оргтехники);

Требования:

высшее юридическое образование;
опыт работы помощником/ассистентом/секретарем/ референтом от 2-х лет;
отличные организационные навыки;
способность работать в режиме многозадачности и всегда знать, кто и где находится;
способность оперативно обрабатывать большой поток информации;
уверенный пользователь ПК, знание MS Office обязательно;
тактичность, дипломатичность, уметь разрядить обстановку/стрессоустойчивость
- навыки деловой переписки и знание деловой этики;
- личные качества — пунктуальность, аккуратность, вежливость, исполнительность, ответственность;
- быть готовой к выполнению срочных дел;
- улыбка на лице и офисный стиль одежды;
грамотная речь и письмо (тем кто «влазит, вылазит и ложит, ихние» не обращаться!);
универсальность — способность качественно выполнять широкий круг обязанностей;
оперативное реагирование на поставленные задачи;
высокая самоорганизация, самостоятельность, коммуникабельность, ответственность, инициативность, пунктуальность, доброжелательность, умение работать в режиме многозадачности, с большим потоком информации;

Условия:

график работы 5/2, с 10-00 до 19-00.
оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск, больничные листы;
работа в комфортабельном офисе в 15 минутах от метро «Молодежная» или «Кунцевская», 5 минут станция «Рабочий поселок»
испытательный срок 3 месяца.

Секретарь-делопроизводитель

ЭЛТОС [все вакансии]