Персональный ассистент акционера (Forbes)

Кадровое агентство и Школа персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" ищетПерсонального ассистента акционера крупного холдинга, входящего в список Forbes.

60% бизнес-задачи, 40% — личные поручения.

Обязанности:

• Планирование и координация ежедневного расписания акционера, обеспечивая/ эффективное использование его времени;
• Организация встреч, конференций и телефонных звонков, включая подготовку всех необходимых материалов;
• Протоколирование, фиксирование договоренностей, направление follow-up всем участникам встречи, контроль сроков и исполнения поручений;
• Контроль работы команды, подрядчиков, напоминание о сроках (коммуникация в большей степени с внешними партнерами и контрагентами, с командой — реже);
• Обеспечение порядка в документации, включая финансовые отчеты, корпоративные документы и переписку;
• Подготовка и предоставление еженедельной финансовой отчетности;
• Ведение и\или предоставление отчетности по работе подразделений, компании, подготовка повесток дня на встречи и др.;
• Travel support: бронирование отелей, трансфера, билетов, контроль виз и разрешений, мед. страховка участников поездки и др.

Личные задачи:

• Координация регулярных, циклических задач (стрижка/регулярные оплаты и пр.);
• Запись на услуги (спортзалы, бассейн, массаж, SPA, барбер-шоп, мед. клиники и другие разовые и циклические услуги);
• Бронирование ресторанов лучшего сервиса, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.;
• Организация личных встреч и мероприятий, включая семейные торжества и личные путешествия;
• Управление запросами и потребностями семьи акционера, включая логистику важных событий;
• Подбор и координация услуг третьих лиц, таких как водители, няни, и персонал для специальных мероприятий.

Требования:

• Релевантный опыт работы от 3-х лет и вышес руководителями ТОП уровня: Forbes, акционеры, собственники крупных компаний, VIP -сопровождение деятельности руководителя;
• Английский язык от Upper Intermediate и выше, устный и письменный;
• Высшее образование;
• Программы: MS Office, таск-менеджеры, трекеры задач, Excel, Google-сервисы (почта, календарь, документы),Chat GPT;
• Навыки: грамотная письменная и устная речь, понимание этикета, структурное мышление (вся важная информация всегда под рукой), высокий уровень коммуникативных навыков, деловое общение, понимание уровня VIP сервиса, презентабельный внешний вид.

Условия:

• Оформление: по ТК РФ, оплачиваемые отпуска и больничные листы, ДМС;

• График работы: 5/2, поддержка 24/7 (в выходные и в отпуске быть на связи);

• Формат работы: офис, центр Сколково;

• Заработная плата: от 250 000 руб. до 380 000 руб. на руки (обсуждаемо выше)

КОЛИЧЕСТВО ЭТАПОВ:

1) собеседование с экспертом Smart&Talented — онлайн;

2) собеседование с HRD — онлайн, затем очно по ситуации;

3) Собеседование с акционером;

4) СБ+ полиграф.

Ждем Вашего отклика!