Уважаемые коллеги, судя по отзывам о прошедшей 4 и 5 ноября в Москве первой конференции праворубцев, а так же по результатам опроса, проведение следующей подобной встречи неизбежно, и чем раньше мы начнём к ней готовиться, тем лучше мы её проведём.
Время летит очень быстро, поэтому, не откладывая в долгий ящик, предлагаю задуматься о том, как нам лучше организовать и провести наше следующее мероприятие, и в комментариях к этой публикации, прошу всех желающих помочь, изложить свои предложения — кто и чем может реально помочь.
Выбор дат:
Поскольку двух дней (суббота и воскресенье) оказалось мало, в любом случае придётся прихватить либо понедельник, либо пятницу (как удобнее?) На мой взгляд, для третьего дня лучше выбрать понедельник, поскольку в этот день уже не будет выступлений спикеров, а будет свободное общение по «секциям / кружкам», ответы на вопросы, фотографирование, (может быть пресс-конференция?) «братание», и разлёт всех участников.
Предлагаю назначить нашу следующую конференцию на конец апреля, поскольку дачный сезон ещё не начнётся, но должно быть уже достаточно тепло, сухо, и всем комфортно.
На выбор 2 варианта: 21-23 апреля, или 28-30 апреля, какой вариант лучше?
Выбор места проведения:
Аренда зала «Сапфир» на 2 дня обошлась нам в 96000 рублей, т.е. на три дня, стоимость составит ориентировочно 144 000 р. (это по максимуму). В принципе, нам этот зал вполне подходит, т.к. вмещает до 300 человек + орггруппа, сиденья и проходы удобные, нормальная акустика, есть микрофоны, проектор, экран, доска для записей, рядом есть «кормушки», и прочие «удобства».
К тому же, всем приезжим, можно разместиться в той же гостинице, чтобы не было нужды съезжаться / разъезжаться, и вечерком можно было спокойно посидеть в баре / ресторане, спокойно поболтать, и пообщаться за рамками выступлений (а именно этого многим и не хватило на прошлой конференции).
Если у кого-то есть возможность предложить аналогичный зал (не менее 300 мест), со всей необходимой инфраструктурой, конечно предлагайте, будем рассматривать все варианты, но такое предложение должно быть не позднее чем за 3 месяца до начала мероприятия (т.е. до конца января 2018 г.), т.к. после официального объявления о месте и времени проведения конференции, «переобуваться на ходу» будет уже поздно.
Организационные вопросы:
Все, кто был на предыдущей конференции, или на других подобных мероприятиях, понимают, что если в конференции принимает участие много иногородних, то обязательно нужны волонтёры, которые будут заниматься встречей прибывающих участников, оказанием помощи в ориентировании в гостинице, взаимодействием с администрацией гостиницы, регистрацией участников и выдачей им раздаточных материалов, сопровождением видеооператоров и т.д и т.п.
Нам так же будут совершенно не лишними волонтёры, готовые заняться распечаткой раздаточных материалов, бэйджей, информационным сопровождением (в т.ч. взаимодействием с профильными СМИ).
Ну и конечно нужны ведущие, которые будут не просто объявлять очередного выступающего, но и следить за временем и очерёдностью выступлений (соблюдением регламента), собирать, сортировать, и передавать спикерам вопросы участников, управлять проектором, следить за микрофонами, и вообще «рулить» этим процессом, т.к. самим спикерам это будет весьма затруднительно, т.к. они буквально разрываются участниками для «поговорить всего минуточку» и «мне бы только сфотографироваться».
Да мало-ли что ещё может потребоваться? Просто всегда нужны люди, хорошо ориентирующиеся в обстановке и готовые быстро и эффективно решить любую проблему.
Взаимодействие со СМИ, информационное сопровождение (до, во время, и после), разъяснительная работа, сотрудничество, спонсорство и т.п.
В ходе подготовки и проведения предыдущей конференции, многие участники интересовались как им получить какое-нибудь (бумажное) свидетельство об участии в конференции. Тогда мы не продумали этот вопрос заранее, и отдали на откуп билетному сайту.
В этот раз, мы планируем не использовать никакие сервисы продажи билетов, а обойтись возможностями обслуживающей наш сайт платёжной системы, т.е. приобрести «билет» можно будет непосредственно на Праворубе, и всем участникам свидетельство будет сформировано автоматически, и выдано при регистрации, вместе с остальными раздаточными материалами.
Расчётная стоимость билета, с учётом трёх дней (вместо двух), получается в диапазоне 6500 — 7000 рублей, но т.к. будет использована платёжная система Праворуба, подписчики PRO-аккаунтов автоматически получат скидку в 30%, т.е. реальная стоимость билета составит 4550 — 4900 рублей, но никаких «студенческих» билетов, и персональных промо-кодов в этот раз не будет. Если конечно не найдётся спонсора, готового сделать щедрое пожертвование, покрывающее затраты на организацию этого мероприятия, что позволит снизить стоимость билетов.
Со стоимостью билетов вообще интересно получается — согласно результатам опроса, большинство считает, что продолжительность мероприятия (т.е. стоимость для организаторов) необходимо увеличить, но при этом стоимость билетов оставить прежней, или даже сократить… может это только у меня так плохо с арифметикой?
Собственно говоря, именно с вопросами покрытия организационных расходов и связаны основные проблемы. Поэтому, если у кого-то есть на примете спонсоры, готовые сделать ощутимый взнос в обмен на размещение их рекламы в зале, раздаточных материалах, на сайте Праворуб, или нашей группе в Facebook, мы готовы рассмотреть все предложения.
Так же нужны добровольцы, которые помогут распространить информацию о предстоящем мероприятии в социальных сетях, на своих персональных сайтах, и среди всех коллег, находящихся в пределах досягаемости.
Опыт проведения предыдущей конференции показывает, что даже праворубцы умудряются пропустить новость и все сообщения о предстоящем событии непосредственно на Праворубе и в нашей почтовой рассылке, а остальные каналы связи (Facebook и другие соцсети, YouTube, лендинги и т.п.) могут дать не более 7% участников.
Так же жду предложений по спикерам, тематике, и названию будущего мероприятия. На сегодняшний день, все спикеры прошлой конференции готовы выступить с обновлёнными темами + уже дали своё согласие эксперты Никонов В.Н. (Современное состояние автотехнической экспертизы в России и за рубежом и алгоритм анализа корректности экспертного заключения, 90 минут) и Туманов Э.В. (Спорные моменты определения тяжести вреда, причиненного здоровью человека, 60 минут).
Коллеги, я жду предложения от всех желающих и могущих чем-то реально помочь, собираю, анализирую и обобщаю все предложения до конца января 2018 г.
Свои предложения прошу размещать только в комментариях (можно скрытых) к этой публикации, поскольку письма, звонки и личные сообщения очень быстро теряются и забываются, а здесь они все будут всегда доступны и систематизированы.
И пожалуйста, давайте без «рассуждалок», только конкретные предложения и готовность самим их реализовывать в команде организаторов на всех этапах — от планирования, до проведения на месте.
P.S. Определившихся спикеров добавляю в соавторы этой публикации.