Планирование времени и технологии в работе адвоката

К написанию этой публикации меня подтолкнуло недавнее открытие: многие коллеги имеют крайне поверхностное представление о планировании рабочего и личного времени и не умеют эффективно использовать предназначенные для этого средства. Некоторые же адвокаты вовсе ничего не фиксируют, полагаясь только на свою память (к счастью, таких — меньшинство). В итоге случаются срывы судебных заседаний и следственных действий (что иногда приводит к дисциплинарной ответственности), забытые встречи с доверителями и другими лицами (что безусловно может сказаться как на работе по конкретному делу, так и не репутации адвоката в целом). Поэтому, я полагаю, организацию времени необходимо рассматривать как один из важнейших навыков современного адвоката. По этой же причине я решил поделиться с вами своей системой планирования, а также рассказать, какие программные и технические средства помогают мне своевременно и качественно выполнять свою работу.

Введение или как я открыл для себя тайм-менеджмент.

— «По какой причине вы не закончили расследование в трёхмесячный срок?»

— «В настоящее время в моём производстве 15 уголовных дел и проводится 10 проверок сообщений о преступлениях. За прошедший месяц у меня было 4 суточных дежурства. После двух из них я ещё в течение двух-трёх суток „отрабатывал материалы“. Также было три совещания у прокурора города, два — в отделе криминалистики и одно у руководителя отдела. И сегодня я уже 4 часа жду коллегии… В общем, нагрузка. Не успел. Виноват, исправлюсь!»

— «Это всё из-за неразумной организации рабочего времени!»

Подобные диалоги наверняка хорошо помнят коллеги, пришедшие в адвокатское сообщество из органов следствия и прокуратуры. Самое любопытное в службе в органах заключается в том, что чем больше ты успеваешь, тем больше тебе дают работы. И когда ты вновь что-то не успеваешь — рассказывают о том, что ты неправильно планируешь своё рабочее время. Такая вот фантасмагория! С ней столкнулся и я во время службы в органах СК РФ. И именно тогда я начал изучать литературу по тайм-менеджменту.

Благодаря работам Глеба Архангельского я освоил главные принципы организации времени:

1. Все поступающие мне задачи делятся на жёсткие и гибкие. Жёсткие — это встречи (следственные действия, судебные заседания, совещания и др.) и действия, которые необходимо совершить в строго определённое время (звонки, подготовка документов к судебному заседанию и т.д.). Гибкие задачи — те, для выполнения которых ещё есть время (недели, месяцы). Жёсткие мероприятия и задачи нужно сразу фиксировать в календаре. Гибкие нужно записывать по мере их поступления с указанием предельных сроков выполнения.

2. Задачи необходимо записывать абсолютно все (даже если они кажутся незначительными) и сразу. При этом их нужно группировать в зависимости от места выполнения.

3. То, что можно сделать в пределах ближайших пяти минут, нужно делать сразу, а не откладывать на позднее время.

4. Планирование должно охватывать не только рабочие процессы, но и личные дела. Ведь сосредоточившись на одном, можно легко забыть про другое.

5. Нужно чётко очертить для себя границы рабочего времени и стараться за них не выходить, поскольку цель планирования — успеть всё, освободив время для себя и своей семьи.

6. Каждый день нужно выделять время для непредвиденных задач, которое в случае отсутствия таковых можно потратить на другие накопившиеся задачи или полезные дела.

7. Не все задачи нужно выполнять самому. Делегируй!

В конечном итоге указанные принципы помогли мне настроить рабочий режим таким образом, что я начал успевать выполнять всю работу (и соответственно перестал лишаться квартальных премий), уделять время семье, наконец-то высыпаться и нормально питаться, и даже раз в неделю посвящать пару часов чтению специальной литературы. Но для того, чтобы достичь этого, мне прежде нужно было материализовать свою систему планирования. Я осознал, что ежедневник, которым меня ежегодно обеспечивало следственное управление, не подходил для этих целей по следующим причинам:

— он не предназначен для составления списка гибких задач, да и объёма большинства бумажных ежедневников не хватает для фиксации всего необходимого;

— из предыдущего пункта вытекает второй — невозможность группировки задач по месту выполнения;

— отмена или выполнение задач, а также перенос мероприятий, приводят к необходимости вычёркивания их из бумаги, что является нерациональным использованием свободного места и создаёт беспорядок.

— ежедневником совершенно невозможно (и опасно) пользоваться за рулём.

После долгих изысканий, историю которых я не буду вам рассказывать, я перенёс весь процесс планирования в смартфон и открыл для себя ряд приложений, которые и по настоящее время являются моими верными помощниками, но уже в адвокатской работе.

Microsoft Outlook

Используется мной как в мобильной версии (для смартфона), так и в стационарной версии (для ПК) для фиксации жёстких мероприятий (следственных действий, судебных заседаний, встреч с доверителями, семейных встреч и др.). В программе зарегистрирована моя учётная запись Gmail (обязательное условие для работы всей системы), которая позволяет получить доступ к Google-календарю.

Вот так мой календарь (почти пустой из-за пандемии) выглядит в мобильном приложении Outlook. На рабочий стол смартфона выведен вот такой удобный виджет, который позволяет мне видеть все грядущие мероприятия, не открывая саму программу.

На компьютере я создаю мероприятия (которые также привязаны к Google-календарю) через стандартное приложение ОС Windows - Календарь. Клик по кнопке с датой и временем с нижнем правом углу рабочего стола и появляется форма для создания встречи (см. ниже).

Находясь за рулём я создаю мероприятия благодаря синхронизации моего смартфона с автомобилем через протокол Android Auto. Всё очень просто: голосовая команда «Создай мероприятие», после чего требуется только назвать Google ассистенту наименование, указать дату, время и местоположение.

Для рабочих и личных мероприятий я использую разные календари. 

Google Задачи

Ярлык этого приложения вы уже видели ранее на скриншоте моего мобильного рабочего стола (для ПК программа не существует, но можно использовать сервис в браузере в аккаунте Google). 

Его я использую для фиксации гибких задач, для группировки которых по месту выполнения использую списки.

Если у задачи есть чёткая дата и время выполнения — я указываю их в специальном пункте при создании. Если чёткой даты нет, но есть предельный срок выполнения — пишу об этом в наименовании. Например, «К 20.04.2020 — Подготовить адвокатский запрос по делу Г.»

Задачи в этой программе прекрасно синхронизируются с напоминаниями, которые можно создавать соответствующей голосовой командой через Android Auto в автомобиле. 

Каждый вечер я выделяю 10 минут на то, чтобы рассортировать накопленные задачи по спискам в зависимости от места их выполнения. 

Список «Семейные задачи» — у меня общий с женой. Всё, что пишет в нём один из нас, то отображается у другого. Очень удобно для планирования покупок.

OneNote 

Прелесть использования приложения для заметок я открыл для себя лишь недавно. Вначале пробовал использовать Evernote, но необходимость платной подписки и отсутствие нормальной поддержки работы со стилусом (о нём расскажу дальше) вынудили меня обратить внимание на другие программы. Выбор пал на OneNote, поскольку он бесплатен, адаптирован под все остальные приложения Microsoft, которыми я давно и эффективно пользуюсь по подписке.

В OneNote я сохраняю всё: заинтересовавшие меня публикации в интернете и выдержки из судебных решений, идеи для отпуска и мысли по работе. Для этого я создал несколько блокнотов, у каждого из которых имеется своё предназначение. 

В разделе «Работа_разное» я сохраняю записи о вебинарах, заметки, сделанные во время чтения специальной литературы, разработанные мной перечни основных вопросов доверителям по наиболее частым категориям дел и т.д.

В разделе «Уголовные дела» я фиксирую информацию по конкретным делам: мысли, планы работы, структурированные планы допросов на очных ставках и в суде, показания свидетелей, заготовки реплик при обсуждении ходатайств и содержание консультаций доверителей.

Не вижу смысла останавливаться на порядке пользования этим приложением, поскольку моя цель — показать, насколько оно может быть полезно в работе адвоката и юриста. Кроме того, интерфейс OneNote понятен и удобен, а инструкций к нему в интернете достаточно.

Наконец, хотелось бы вкратце рассказать о своём любимом мобильном помощнике, благодаря которому я в полном объёме раскрыл потенциал OneNote. 

Планшет со стилусом.

Мне всегда нравилось писать. И я всегда очень тщательно готовлюсь к допросам, составляя сложные планы, учитывающие разные варианты ответов свидетеля и, в зависимости от них, новые вопросы. Для подобной работы формата А4 не хватает. А необходимость быстрого доступа к заметкам и хранения большого их количества делали невозможным использование обычных бумажных блокнотов и записных книжек. Тогда я стал искать компромисс между своим пристрастием к письму и использованием техники. Для меня им стал Samsung Galaxy Tab S6, но в настоящее время подобных решений немало и у других производителей — Apple, Lenovo, Huawei.

Страницы заметок в программе не имеют какого-то определённого размера, поэтому в вашем распоряжении безграничные просторы для работы. Можно делать зарисовки и графики, мысленные карты (mind map), схемы и др. И самое главное — всё, что вы создаёте, всегда у вас под рукой.

Всё это — моя индивидуальная система планирования и работы, которая кому-то может не подойти, но я нахожу её максимально удобной и простой, и надеюсь, что кому-нибудь она поможет в работе. Работайте эффективно и цените своё время!