Деятельность председателя СНТ – проведение общего собрания членов товарищества, этап - подготовка

Продолжая начатый цикл, раскрывающий проблемы свежеизбранного председателя товарищества, то тебе мой виртуальный председатель рано или поздно необходимо будет провести общее собрание членов товарищества (далее — собрание).

Собрание является ключевым элементом деятельности товарищества определяющее его цели и достижения этих целей, без решения которого не будет развития и не какой-либо положительной динамики, а вести ты будешь обычную деятельность с рисками взыскания убытков при принятии самостоятельных решений не отвечающим признакам крайней необходимости.

Ты не сможешь беспроблемно взыскивать задолженность по членским или целевым взносам, исключать неплательщиков и иных потеряшек, распоряжаться имуществом общего пользования, принадлежащими товариществу, да и поднять себе зарплату тоже будет затруднительно.

В общем проведение собрание дело нужное и в силу закона ты обязан раз в год обеспечить его проведение (ч. 6 ст. 17 217-ФЗ).

Собрания бывают двух видов — очередные или внеочередные (ч. 5 ст. 17 217-ФЗ).

Крайне рекомендую проводить очередные собрания в начале года, тогда можно будет нормально исполнять принятую смету в части проведения каких-либо работ в строительный сезон.

Но смотри по ситуации, когда в товариществе будет максимальное количество членов в тот период и целесообразней назначить дату его проведения.

Опять же не забывая, что мы рассматриваем идеальный вариант, когда ты его проводишь по собственной инициативе, а ведь у тебя его могут потребовать провести (ч. 7 ст.17 217- ФЗ):

правление товарищества;

ревизионная комиссия (ревизор);

члены товарищества в количестве более чем одна пятая членов товарищества;

орган местного самоуправления по месту нахождения территории товарищества (ч. 8 ст.17 217- ФЗ).

В таком случае у тебя есть 30 дней на проведение данного собрания, при этом закон не делает исключений если последний день срока будет нерабочим или праздничным днём (ч. 11 ст. 17 217- ФЗ).

При этом вышеуказанные лица «обязаны» предоставить тебе перечень вопросов подлежащих включению в повестку дня общего собрания – грамотность и фактическая исполнимость принятых по ним решений остаются в ведении заявителя, не стоит проводить разъяснительную работу объясняя неправильность избранных формулировок, помни – бумага стерпит.

Закон умалчивает, какие вопросы может вынести на рассмотрение орган местного самоуправления, но по моему мнению это должны быть вопросы которые влияют непосредственно на данный орган, а в иных случаях можно им ответить, что мы как товарищество сами определимся как нам быть. 
Например:
Межевание территории, разграничение территорий и прочее.

 Подготовка к собранию начинается задолго до его проведения и начинается (крайне рекомендую) с составления дорожной карты (он же план, он же схема, он же инструкция) в которой ты расписываешь все свои планируемые действия и указываешь граничные сроки, в которые ты их выполняешь и утверждаешь (желательно) данную дорожную карту на заседании правления.

Собрание будет состоять из этапов:

Подготовка вопросов повестки дня и их (материального) обоснования;

Уведомление о проведении собрания;

Ознакомление желающих с материалами, обосновывающих формулировки вопросов повестки дня;

Само собрание – регистрация участников, открытие (кворум), председательствующий (ведущий собрание), регламент (порядок рассмотрения вопросов, порядок голосования), обсуждение (пояснения ответы на вопросы), закрытие;

Подведение итогов и их оформление;

Обнародование решения собрания.

Сейчас мы здесь — Подготовка вопросов повестки дня и их (материального) обоснования.

Определив круг задач подлежащих решению, а также все консолидировав предложения членов товарищества или лиц ведущих индивидуальное хозяйства, выслушав и приняв во внимание мнение членов правления – ты формулируешь перечень вопросов.

Перечень вопросов, которые может решить только собрание указан (ч. 1 ст. 17 217-ФЗ) обязательно его придерживайся, стараясь формулировать вопросы, не допускающие иного толкования кроме как указанного в законе.

За 14 дней до даты проведения общего собрания и опубликования данной даты (ч. 13 ст. 17 217-ФЗ), у тебя должно быть готова — Документация, которая обосновывает выносимые на собрание вопросы, в частности:

  — Приходно-расходная смета на текущий год или какой-либо многолетний проект;

  — Финансово-экономическое обоснование размера взносов, которая по своей сути должна быть способна ответить на происхождение любой суммы, указанной в смете.

Помни важное (п. 22 ч. 1 ст. 17 217-ФЗ) разделяет обоснования размера взносов и обоснования платы которые вносят лица ведущие индивидуальное хозяйство на территории товарищества, зачем это сделано законодателем, установившим в (ч.ч. 3, 4 ст. 5 217 -ФЗ), что они платят столько же и также как и члены товарищества – тайна великая есть.
Например:

Есть цель — провести текущий ремонт дороги, подсыпать «тырсой» и утрамбовать катком имеющиеся ямы.

Председатель или кто-то из ответственных перед общим собранием, определяет объём работ, просчитывает количество материала, желательно обнародует нужное и получает коммерческие предложения (как и письма, так и прайсы), формируя обоснование на основе формальной логики.

Продавец «тырсы» за тонну:
Карьер №1 — 1000 рублей (50 км от товарищества)
Карьер №2 — 800 рублей (10 км от товарищества)
Карьер №3 — 500 рублей (40 км от товарищества)
Перевозчик «тырсы» за километр:
Грузовик №1 — 500 рублей
Грузовик №2 — 600 рублей
Грузовик №3 — 200 рублей
Каток разравнивание «тырсы» за час работы с доставкой тралом:
Каток №1 — 2000 рублей
Каток №2 — 3000 рублей
Каток №3 — 4000 рублей

Вроде бы, оптимально:

Карьер № 2, Грузовик №3, Каток № 1

Но сертификат на «тырсу», то, что это именно стройматериал даёт только Карьер №1, путевые листы Грузовик №2, и готов работать по договору только Каток № 3

И соответственно выбирается не там, где выгодно, а там, где правильно, итого: Смета ремонт дорог 108 000 рублей состоит из – Материал (40 тон) 40 000 рублей, Перевозка (2х поездки 20 тонного грузовика) 60 000 рублей, Каток (2 часа работы) 8 000 рублей. 

Вся документированная переписка должна быть структурирована, объяснена человеческим языком и положена в основу финансово-экономического обоснования.

Всем и каждому можешь предложить по участвовать в деятельности товарищества предложив поискать вариант подешевле или по качественнее – обратная связь и вовлечённость это всегда хорошо, ценить тебя больше не станут, но по крайне мере обвинения в откатах уменьшаться на половину.

— Отчёт правления, раскрывающий деятельность конкретно по каждому из его членов;

— Отчёт председателя товарищества;

— Отчёт ревизионной комиссии (оформляемый Актом);

— Штатное расписание сотрудников по трудовым договорам;

— Заявления членов товарищества или лиц ведущих индивидуальное хозяйство с просьбой вынести какой-либо вопрос на разрешение собрания и прилагаемые к ним документы;

— Список исключаемых членов товарищества (справка о размере задолженности по членским взносам или решение (судебный приказ) суда о взыскании задолженности, доказательства предупреждения данного члена товарищества за один календарный месяц до даты собрания (ч. 5 ст. 13 217-ФЗ))

— Возможные внесения в проекты межевания территории устранения реестровых ошибок (соответствующие планы, составленные кадастровым инженером)
Например:
Хочет член товарищества, провести себе центральное водоснабжение – у тебя должно быть его заявление, в котором о просит воспользоваться общим имуществом проложить трубу под землёй и установить сервисный колодец, план-схема, где это будет происходить, и обязательство восстановить общее имущество как было, а также передача трубы в собственность кооператива или на баланс ресурсоснабжающей организации (в этом случае согласие ресурсоснабжающей организации).

 Документы подготовил, всё разложил аккуратно в папочки, прошил, пронумеровал и убрал с глаз долой, а желающим ознакомиться сделал заверенные копии и положил на стол в помещении правления, доступ к которым ты обязан предоставить не менее чем за 7 дней до даты проведения собрания (ч. 17 ст. 17 217-ФЗ).

Любой желающий ознакомиться с оригиналами – пишет тебе расписку о получении оригиналов на ознакомление и с отметкой об их сдаче, в данном случае бюрократия не будет лишней.
Например:
Захотел член товарищества ознакомиться, написал заявление хочу мол посмотреть, что да как, а ты пишешь ему «согласен знакомься в рабочее время», как пришёл знакомиться пишет на заявлении прибыл знакомиться и ознакомился, да дату и время.

Захотел много, много копий, за отдельную плату пожалуйста, размер платы установили решением собрания за 1 страницу А и она не превышает расходов на её изготовления, так, что сколько нужно страниц оплачивай на счёт товарищества и приходи через разумное время.

Как собрал все документы на заседании правления определяешь время, место собрания, начало регистрации и предположительное время проведения.

Тут законодатель разрешает тебе всё главное, чтобы не было абсурдно и был обеспечен доступ всем имеющим на это право (ч. 18 ст. 17 217-ФЗ).

Можно арендовать помещение, а можно и на пеньке или броневике рядом с правлением, главное правильная фиксация самой процедуры проведения собрания.

Как ранее излагалось и с надеждой, что ты уже привёл реестр членов товарищества в порядок тебе необходимо переходить к следующему этапу:

Уведомление о проведении собрания, и об этом в следующей статье.

Ну и помни, тебе есть у кого получить дорогую, качественную консультацию или добрый совет по всем вопросам деятельности товарищества.

Крым Евпатория

Кравченко Дмитрий Павлович

+7 (978) 794 18 07