Документация по перевозке - как оформить правильно, чтобы не доначислили возмещенный НДС?

Приветствую, коллеги! Это моя первая публикация, на не популярную, но надеюсь, полезную тему. Разбиралась недавно в одном налоговом споре – когда ФНС доначислила НДС в связи с тем, что расходы на перевозку плательщик, по мнению ФНС, не подтвердил. Кстати, исходя из судебной практики, я убедилась, что именно к затратам перевозку у ФНС всегда больше всего претензий.

Итак, я разберу ситуации возможных видов доставки для покупателя — юрлица при исполнении договоров поставки товара и их документальное оформление (для подтверждения реальности хозяйственной операции с целью возмещения НДС).

Ситуация 1

Перевозчик или экспедитор осуществляют доставку собственным транспортом – наиболее простая и понятная схема.

Доверенность на прием груза от поставщика перевозчику, экспедитору (их водителям) выдает Покупатель.

В транспортной накладной, в качестве перевозчика указывается лицо, с которым Покупатель заключил договор перевозки или экспедиции, поэтому расходы на доставку (перевозку) подтверждаются без вопросов со стороны ФНС.

Данные товарной накладной (Торг-12) и транспортной накладной о водителе (перевозчика или экспедитора), должны соответствовать друг другу.

В товарной накладной и транспортной накладной Грузоотправителем указывается Поставщик, со склада которого груз будет выдаваться водителю перевозчика или экспедитора.
Риски, в части не признания у Покупателя в расходах услуг (+ НДС на услуги), оказанных Перевозчиком или Экспедитором, отсутствуют.

Ситуация 2

Перевозчик или Экспедитор осуществляют доставку привлеченным транспортом.

Доверенность Перевозчику, Экспедитору (указанным ими лицам-водителям) выдает Покупатель.

В транспортной накладной, в качестве перевозчика указывается лицо (юридическое или ИП), с которым Перевозчик или Экспедитор заключил договор перевозки.

В товарной накладной и транспортной накладной Грузоотправителем указывается Поставщик, со склада которого груз будет выдаваться водителю перевозчика или экспедитора.
Чем подтверждается факт оказания Перевозчиком или Экспедитором услуг Покупателю по доставке?

У покупателя должна быть Заявка от Перевозчика или Уведомление от Экспедитора или иной документ, из которого должно быть видно, что водитель, которому Покупатель оформляет доверенность, принадлежит к юридическому лицу или ИП, с которым Перевозчик или Экспедитор, в свою очередь, заключили договор перевозки. Например, «Уведомляем Вас, что во исполнение нашего договора № … от …(перевозки, транспортной экспедиции), нами для перевозки груза привлечено третье лицо (указывается название третьего лица – юридическое лицо или ИП). Для получения товара к перевозке прошу выдать доверенность на водителя…..». Копия договора с третьими лицами не прикладывается – коммерческая тайна, либо прикладывается (если ее даст перевозчик).

Таким образом, должны быть доказательства, что представителю Перевозчика или Экспедитора был передан груз к перевозке. Данные Заявки Перевозчика, Уведомления Экспедитора, товарной накладной (Торг-12) и транспортной накладной о водителе и Перевозчике, должны соответствовать друг другу. Заявки Перевозчика или Уведомление Экспедитора должны быть в наличии – желательно вместе с транспортной накладной.

При доказанности реальности оказания услуг Перевозчиком или Экспедитором с привлечением третьих лиц (законом не запрещено), риски, в части признания в расходах Покупателя услуг Перевозчика или Экспедитора на доставку (+ НДС на услуги), отсутствуют.

Ситуация 3

Экспедитор организует от своего имени доставку товара привлеченным транспортом – посреднические услуги.

Доверенность Экспедитору (указанному им лицу-водителю) выдается Покупателем ТОЛЬКО на перевозку груза.

В транспортной накладной, в качестве перевозчика указывается лицо (юридическое или ИП), с которым Перевозчик или Экспедитор заключил договор перевозки.

В товарной накладной и транспортной накладной Грузоотправителем указывается Поставщик, со склада которого груз будет выдаваться водителю перевозчика или экспедитора.
Чем подтверждается факт оказания Перевозчиком или Экспедитором услуг Покупателю по доставке?

У покупателя должно быть Уведомление от Экспедитора или иной документ, из которого должно быть видно, что водитель, которому Клиент оформляет доверенность, принадлежит к юридическому лицу или ИП, с которым Экспедитор, в свою очередь, заключил договор перевозки. Например, «Уведомляем Вас, что во исполнение нашего договора транспортной экспедиции, мною привлечено третье лицо (указывается третье лица). Водитель…..». Копия договора с третьими лицами прикладывается обязательно.

Договор транспортной экспедиции как договор оказания услуг

Данная схема договорных отношений часто используется:
при оказании экспедитором услуг клиенту своими силами без привлечения сторонних организаций;
в случаях, когда экспедиторы, привлекая третьих лиц, не хотят предоставлять клиенту информацию о стоимости услуг третьих лиц и о размере своего вознаграждения или раскрывать иную коммерческую тайну Ситуация (1-2).

Необходимо обратить внимание, что само по себе привлечение экспедитором третьих лиц не может свидетельствовать о посредническом характере его деятельности. При указанной схеме цена договора определяется в виде единой стоимости услуг экспедитора, клиент не компенсирует ему затраты, понесенные в интересах клиента, экспедитор не представляет отчет.

Договор транспортной экспедиции как посреднический договор

(Ситуация 3)
Характерными особенностями указанного договора являются:
требование от клиента компенсации понесенных экспедитором в интересах клиента затрат;
отдельное указание суммы вознаграждения экспедитора;
обязанность экспедитора представить клиенту отчет. К отчету экспедитору следует приложить копию договора на перевозку груза, заключенного экспедитором от своего имени с третьими лицами.

Также к отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы экспедитора, осуществленные им в интересах клиента и подлежащие возмещению.
Таким образом, должны быть доказательства, что представителю Экспедитора был передан груз к перевозке.

Кроме указанных выше документов, Экспедитором передается копия Акта оказанных Перевозчиком услуг и копия счета -фактуры. Если возмещаются иные затраты Экспедитора необходимо приложить документы, подтверждающие расходы экспедитора, осуществленные им в интересах клиента. На сумму своего вознаграждения Экспедитор в рассматриваемой ситуации оформляет Акт оказанных услуг и счет-фактуру.

При доказанности реальности оказания услуг Экспедитором с привлечением третьих лиц, риски, в части признания в расходах Покупателя (клиента) услуг Экспедитора на доставку (+ НДС на услуги), отсутствуют.

Ситуация 4.

Экспедитор организует от имени Клиента доставку товара привлеченным транспортом – посреднические услуги.

Доверенность Перевозчику (указанному им лицу-водителю) выдается Клиентом только на перевозку груза.
В транспортной накладной, в качестве перевозчика указывается лицо (юридическое или ИП), с которым Перевозчик или Экспедитор заключил договор перевозки.

В товарной накладной и транспортной накладной Грузоотправителем указывается Поставщик, со склада которого груз будет выдаваться водителю перевозчика или экспедитора.

Чем подтверждается факт оказания Экспедитором услуг по доставке?
У клиента должна быть Заявка или Уведомление от Перевозчика, с которым Экспедитор заключил договор перевозки от имени Клиента, где указываются данные водителя-Перевозчика.

В отношении договора перевозки, первичных учетных документов, счета-фактуры, оформляемых Перевозчиком – только подлинники — договор перевозки заключается Экспедитором от имени Клиента. Акт оказанных автотранспортных услуг, счет-фактура, выписываются Перевозчиком напрямую на имя Клиента. Если возмещаются иные затраты Экспедитора, осуществленные им от имени Клиента, необходимо приложить подлинники, выписанные на имя Клиента.

Экспедитор выставляет акт оказанных услуг и счет-фактуру (если плательщик НДС) только на сумму своего вознаграждения.

В рассматриваемой ситуации, все действия Экспедитора, это фактически все действия самой компании – Клиента, Экспедитор действует от его имени.
Подтверждающие оказание Экспедитором услуг документы:

• Договор экспедиции с Клиентом;
• Договор перевозки с Перевозчиком;
• Транспортная накладная. 

И еще — кто в транспортной накладной должен указываться в качестве грузоотправителя, если договор перевозки или транспортной экспедиции заключаются с покупателем (грузополучателем)?

Камень преткновения: кто такой грузоотправитель? Обычно отправителем является тот, кто заключает договор перевозки с Перевозчиком и поэтому указывается в транспортной накладной в качестве грузоотправителя.

В Налоговом кодексе РФ нет определения понятия «грузоотправитель», поэтому в силу п. 1 ст. 11 НК РФ это понятие используется в целях налогообложения в том значении, в котором оно дается в иных отраслях законодательства.

В ст. 791 ГК РФ, и ст. 9 Устава автомобильного транспорта определено, что перевозчик обязан подать отправителю груза под погрузку в срок, установленный принятым от него заказом (заявкой), договором перевозки или договором об организации перевозок, исправленные транспортные средства в состоянии, пригодном для перевозки соответствующего груза.
Исходя из положений Устава автомобильного транспорта…, Устава железнодорожного транспорта, грузоотправителем может быть владелец (собственник) груза либо лицо, имеющее склад и выступающее грузоотправителем от своего имени по поручению владельца груза и за его счет, или лицо, совершающее действия от своего имени, но за счет и по поручению собственника товаров.

Вывод: грузоотправитель — это владелец (собственник) груза, или лицо, имеющее склад и выступающее грузоотправителем по поручению владельца груза, или лицо, совершающее действия от своего имени по передаче груза перевозчику, но за счет и по поручению собственника товаров.

Перевозчик не может одновременно быть грузоотправителем (от имени грузополучателя) и перевозчиком (от себя лично), так как у каждого есть определенные права и обязанности друг перед другом, а также риски, связанные с ненадлежащим исполнением своих обязательств.

Экспедитор же может быть грузоотправителем по отношению к Перевозчику, если доверенность выдана его представителю не только на перевозку, но и на получение товара по количеству и качеству.