Как правильно вести переписку с контрагентом

Электронные способы коммуникации давно стали основным инструментом общения в деловом мире. Это удобный и быстрый способ обмена информацией, который позволяет оперативно решать множество вопросов. Однако, несмотря на популярность таких сервисов, многие компании сталкиваются с проблемами, связанными с неэффективным использованием этого инструмента. Особенно важно правильно вести деловую переписку, когда речь идет о взаимодействии с контрагентами.

Преимущества ведения деловой переписки по через электронные средства связи (электронная почта, мессенджеры):

• не требует дополнительных затрат в отличие от почты;
• быстрый и простой доступ к материалам переписки;
• удобное хранение информации;
• мгновенная отправка сообщения

Ошибки в ведении переписки могут привести к недоразумениям, задержкам в выполнении обязательств, а иногда и к юридическим последствиям. Например, неправильно сформулированное письмо или отсутствие соответствующего оформления может быть истолковано неверно, что повлечет за собой конфликтные ситуации.

Например, поставщик направил покупателю уведомление о расторжении договора по электронной почте, хотя такой возможности отправки сообщений не было предусмотрено в договоре. Поставщик потерял очень много денег и времени: потому что ему пришлось исполнять договор, а еще платить штрафные санкции и нести расходы на ведение судебного спора.

Кроме того, неправильное ведение переписки может поставить под сомнение добросовестность одной из сторон и осложнить разрешение споров в судебном порядке.

Очень важно правильно оформлять переписку, чтобы в случае возникновения конфликта можно было легко получить нужную информацию, а также доказать, что переписка велась между уполномоченными сторонами. Ведь частая претензия со стороны оппонента: а докажите, что это письмо отправили мы? И нужно будет доказать. Если адрес электронной почты или номер телефона, с которого велась переписка, указан в договоре, то это автоматически подразумевает, что лицо, которое ведет переписку, уполномочено контрагентом представлять его интересы.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы, которые помогут вам правильно вести переписку с контрагентами, прежде всего по электронной почте, минимизировать риски недопонимания и обеспечить юридическую значимость ваших писем.

1. Указание контактных данных в договоре

Первый шаг к правильной деловой переписке начинается с договора. Включите в договор полный перечень контактных данных, в том числе электронные адреса, которые будут использоваться для официальной переписки. Это не только упростит общение, но и создаст правовую основу для признания электронной переписки юридически значимой. В договоре следует указать, что обмен информацией, документами и уведомлениями через указанные электронные адреса считается официальным и имеющим юридическую силу.

Пример формулировки: 

«Все уведомления, письма, претензии, договоры и иные документы, направленные на электронные адреса, указанные в договоре, считаются юридически значимыми и равнозначными документам, направленным по почте».

Также для надежности можно дополнительно прописать, какие лица уполномочены вести переписку с контрагентом. В договоре можно перечислить должности, которые могут направлять юридически значимые сообщения.

1. Использование только согласованных адресов электронной почты

При ведении переписки важно использовать только те электронные адреса, которые были официально согласованы между сторонами. Это защитит вас от ситуации, когда важные документы или уведомления будут считаться недействительными из-за отправки с несанкционированного адреса. Если в переписке должны участвовать сотрудники, чьи адреса не указаны в договоре, этот момент нужно согласовать дополнительно, через обмен письмами с основных электронных адресов.

1. Правильное оформление темы и содержания письма

Каждое электронное письмо должно быть четко и понятно оформлено. Тема письма должна содержать информацию о предмете переписки и номере договора, если письмо связано с конкретным проектом или обязательствами. В тексте письма важно указать точное наименование адресата (например, «Главный инженер Иванов И.И.») и кратко изложить суть сообщения.

Пример: 

«Договор №123 от 01.01.2024. Направление счета на оплату».

Текст письма:

«Уважаемый Иван Иванович, добрый день!

Направляем вам для оплаты счет по Договору №123 от 01.01.2024 на сумму 100 000 рублей. Просим произвести оплату в срок до 15.08.2024. В случае возникновения вопросов, просьба связаться с нами по указанным контактам.

 С уважением, Петров П.П.»

1. Прикрепление файлов с ясным названием

Если к письму прилагаются документы, важно правильно их именовать. Название файла должно отражать его содержание и быть понятным без необходимости открытия документа. Это упрощает работу с документами и снижает риск ошибок.

1. Создание цепочки переписки

Для удобства и сохранения хронологии событий рекомендуется вести переписку по одной теме в формате цепочки сообщений, отвечая на предыдущее письмо. Это позволяет легко отслеживать развитие обсуждения и обеспечивает сохранение всей переписки в одном потоке, что упрощает её дальнейшее использование и хранение.

1. Избегайте неопределенности в письмах

Старайтесь избегать неясных формулировок и неконкретных тем писем. Письмо без указания темы или с неопределенным содержанием может быть истолковано неверно, что приведет к недоразумениям. Каждое письмо должно содержать четкие и понятные указания, а все прилагаемые документы — быть названы и описаны так, чтобы их содержание было очевидно.

Заключение 

Эффективная и правильно организованная электронная переписка с контрагентами — залог успешного взаимодействия и минимизации рисков. Она не только упрощает процесс коммуникации, но и может стать важным инструментом в случае возникновения споров. Соблюдение простых правил и рекомендаций позволит вам избежать ненужных проблем.