Надлежащая переписка сторон договора – сильное доказательство

 Обычно стороны при исполнении договора много текущих вопросов решают, используя электронную почту. Сторонам так гораздо удобнее, чем обмениваться сообщениями по телефону, факсу или по почте России, так как именно из электронной почты легче получить информацию. Ее преимущество: сохранность и информативность. Если только это, конечно, не формальный документооборот.

Между тем, с помощью переписки по электронной почте можно доказать существенные для спора обстоятельства, свою добросовестность или недобросовестность противной стороны.

Выполняя юридическое сопровождение дел в суде, юристы сталкиваются с тем, что электронная переписка сторонами ведётся неправильно. Из-за этого её невозможно использовать в дальнейшем для переговоров и для суда, хотя важность таких документов трудно переоценить.

Немного советов, как вести такую переписку по электронной почте, чтобы она имела доказательственное значение.

1. Нужно обязательно указать электронные адреса сторон в реквизитах договора. При этом нужно указать, что между сторонами будет вестись переписка и по электронной почте.

Например, можно внести в договор пункт с такими условиями:

«Уведомления, извещения, претензии, требования, письма, счета на оплату, акты, соглашения, изменения, дополнения и приложения к Договору, его расторжение, отказ от исполнения Договора в одностороннем порядке, если это предусмотрено Договором и/или действующим законодательством РФ (далее – документы), могут осуществляться посредством почтовой, электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору, с последующим предоставлением каждой из Сторон оригиналов документов в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с даты обмена соответствующими документами.»

Или такая редакция:

«Договор, приложения, акты, письма, претензии, поручения, извещения (за исключением первичных бухгалтерских и финансовых), переданные противоположной Стороне электронной почтой, с контактных данных одной Стороны на контактные данные другой Стороны (адрес электронной почты), указанных в реквизитах сторон по настоящему Договору, признаются Сторонами полноценными юридическими документами, имеющими простую письменную форму, если установлено, что такие документы исходят от одной из Сторон Договора и направлены другой Стороне. До получения оригиналов такие документы имеют полную юридическую силу».

Вариантов изложения данных условий много, можно выбрать.

2. Нужно помнить, что не всякий электронный адрес годится для переписки.

Часто переписка ведется и по электронным адресам разных исполнителей сторон даже тех, кто не указан в договоре. Для того, чтобы эти адреса были уполномоченными сторонами достаточно этот момент согласовать. Согласование может быть в форме соглашения, а может быть и обменом сообщений с основных адресов, указанных в договоре. Например, «Уведомляем Вас, что главный инженер Иванов И.И. ООО «…» будет участвовать в переписке для решения оперативных вопросов. Его электронный адрес ______________, телефон _______________.».

Или такое сообщение:

«Предлагаем в дальнейшем для оперативного решения вопросов по  договору № 11 от 04.05.2024 и для обмена информацией между сторонами использовать электронную почту. Электронная почта заказчика: _______@mail.ru, электронная почта подрядчика: _______@ mail.ru. Поручения и иные сообщения, переписка, документы, касающиеся настоящего договора и приложений к нему, направляются сторонами в письменном виде нарочным, электронной почтой, экспресс или почтой России. Документы, направленные по электронной почте, имеют юридическую силу. Это положение является офертой по взаимодействию сторон. В случае отсутствия с Вашей стороны возражений в течение 5 календарных дней на это положение, то оно принимается для работы.»

 3. Нужно помнить, что письмо должно быть формально правильно оформлено.

• В теме письма нужно обязательно указать по какому конкретно договору ведется переписка и кратко изложить суть письма.

Например, в заголовке письма можно указать тему: «Договор №111 от 01.07.2024, приглашение руководителя ООО «…» на подписание акта выполненных работ».

Очень плохо, если нет темы письма!

• Затем в основной части текста письма нужно написать формализовано: приветствие к Ф.И.О. руководителя ООО «…» и кратко изложить суть вопроса.

Например:

«Главному инженеру ООО «…» Иванову И.И.

Иван Иванович, добрый день!

Направляем Вам для подписания акты выполненных работ по Договору №111 от 01.07.2024 в приложенных к настоящему письму файлах. Просим ознакомиться. 02.07.2024 состоится встреча по подписанию актов. Если у Вас будут к работам замечания, то просим Вас эти замечания представить по электронному адресу ООО «…» письменно, заранее, как минимум за 3 рабочих дня до дня встречи».

• После основного текста обязательно должно быть указано: должность написавшего электронное письмо, организация, ФИО, контактный телефон, электронная почта.

Такая подпись может быть автоматизирована почтовым сервисом.

4. Про приобщение файлов.

Если к письму прилагаются документы в электронном виде, то каждому файлу с документом нужно сначала присвоить конкретное название. Например: «счёт на оплату 13 от 02.07.2024.pdf». Затем такой файл можно прикрепить к письму. По смыслу данной строки, даже не открывая файл, всем будет понятно содержание приложенного документа.

5. Иерархическая переписка.

Желательно по одной теме вести переписку путем ответа на предыдущее письмо. Создается целая цепочка писем одной и другой сторон. Такое иерархическое письмо удобно распечатать.

6. Как не надо делать.

Очень часто нам представляют переписку, где мы видим примерно следующее:

Как видно из примера, никакой конкретной информации здесь нет.

Понять, что за файл приложен к электронному письму, по какому поводу — не представляется возможным.

Конечно, можно распечатать содержимое файла, но все усложняется необходимостью представить в суде доказательства, что именно нужное Вам письмо содержалось в этом файле.

Иногда для установления этого факта судом назначается дорогостоящая экспертиза компьютерной информации или привлечение нотариуса, что приводит к затягиванию дела, дополнительным затратам.

При этом, если Вами переписка велась по непонятным, не относимым к договору электронным адресам, то возникает ещё больше сложностей.

 Выводы.

Время, потраченное на правильное оформление электронных писем, может спасти Ваши деньги!