Директор не хочет подписывать всё сам: как я решал вопрос ЭЦП сотрудников в Казахстане

«Нам электричество пахать и сеять будет,
Нам электричество ночную мглу разбудит,
Нам электричество облегчит тяжкий труд -
Нажал на кнопку,-  раз, — и все дела идут…»

из народной песенки 1920-х годов (на план ГОЭЛРО), автор неизвестен

Столетие назад дворовая песенка обещала, что электричество возьмёт на себя всякий труд – знай только, «жмякай» на кнопку, и получай все блага. В цифровую эпоху XXI века шутка стала почти буквальной, только вместо электричества теперь электронная подпись: заявление за компанию уходит не с росчерка пера, а с нажатия в приложении. Весь вопрос в том, чтобы кнопку нажимал уполномоченный сотрудник, а не только директор, и чтобы это было законно. Как раз такую задачу мне и принесли.

Задача. Производственный холдинг разворачивает работу ТОО в Казахстане. Компании предстоит регулярно работать на четырёх государственных электронных порталах: e-license (разрешения на ввоз в Казахстан и вывоз товаров из Казахстана), Национальный каталог товаров (присвоение NTIN), Реестр технического регулирования (сертификация) и ЕСУТД (регистрация товарно-транспортных накладных). Периодичность просматривается в планах от еженедельной до ежедневной.

Директор казахстанского ТОО задал вполне резонный вопрос: обязательно ли подписывать все эти заявления его личной ЭЦП – или это можно поручить уполномоченным сотрудникам так, чтобы заявления уходили за их подписью на законных основаниях?

Почему вопрос не праздный. ЭЦП в Казахстане приравнивается к собственноручной подписи (Цифровой кодекс Республики Казахстан от 9 января 2026 года № 255-VIII), а регистрационное свидетельство выдаётся персонально. Ошибка в схеме не косметическая: заявление, подписанное «не тем» ключом или без надлежащих полномочий, можно оспорить, а ответственность ляжет на первого руководителя ТОО. Поэтому я не стал полагаться на советы с форумов и пошёл за письменными разъяснениями в уполномоченные казахстанские госорганы.

Запросы. Через портал eOtinish я направил обезличенные запросы в два ведомства – оператору Национального удостоверяющего центра и профильному министерству (Министерство искусственного интеллекта и цифрового развития РК). Формулировал вопросы максимально чётко и конкретно: можно ли законно оформить ЭЦП на сотрудников ТОО так, чтобы заявления на перечисленных порталах шли за их подписью, а не за подписью директора.

Ответ первый – оператор НУЦ (Национальный удостоверяющий центр). Подтвердил, что для подписания от имени юрлица существует специальное регистрационное свидетельство «сотрудник с правом подписи», и что в системе e-license подписание идёт именно им. По остальным системам ведомство переадресовало к их владельцам.

Ответ второй – министерство (МИИЦР РК). Дало более полную картину: перечислило все шаблоны свидетельств юрлица и прямо указало, что они «используются для подписания документов от имени юридического лица», а конкретные требования к шаблону устанавливает каждая информационная система.

Здесь проявился нюанс: два ведомства называют один и тот же шаблон по-разному — «сотрудник с правом подписи» и «лицо, наделённое правом подписи». На практике это один инструмент, расхождение чисто терминологическое.

Решение. Из ответов сложилась рабочая схема, полностью соответствующая законодательству, и подтверждённая письменными ответами госорганов:

1. цифровую доверенность на сотрудников первый руководитель выдаёт лично в мобильном приложении eGov Business (вкладка «Доверенности», затем «Создать доверенность», затем подпись своей ЭЦП); сотруднику она приходит в мобильное приложение eGov Mobile;
2. каждый сотрудник получает собственную ЭЦП по шаблону «лицо, наделённое правом подписи»; заявку подтверждает директор ТОО;
3. внутри компании полномочия фиксируем приказом о наделении правом подписи и, при необходимости, бумажной доверенностью (как внешним подтверждением для разрешительных органов, а также как фиксацию для сотрудников, что их подпись имеется и на бумажном экземпляре у работодателя);
4. дальше заявления на порталах подписывают уже сами сотрудники своими ключами. 

Что я вынес из этого не самого сложного, но показательного кейса.

А. Персональность ЭЦП – это не формальность. Ни юрист, ни логист, ни иное третье лицо не может подписать за компанию: ключ выдаётся конкретному работнику конкретного юрлица. Выпуск ключей и цифровую доверенность делает только директор своей ЭЦП.

Б. Широкий вопрос одному адресату даёт ответ только в пределах его компетенции. Каждое из ведомств ответило исключительно «в своей части», переадресовав остальное к владельцам соответствующих электронных систем и порталов. Быстрее добивать задачу узкими адресными запросами (по одной системе на одного адресата).

В. Письменное разъяснение госоргана обходится даром (запрос через eOtinish бесплатен), а на выходе даёт документ, которым можно защищать схему перед регистрирующим центром или проверяющим.  

P.S. То самое «электричество» из песни полностью оправдало себя в этом кейсе – исключительно в правовом поле Республики Казахстан и с прозрачным документальным следом. Пишите вопросы в комментариях, с удовольствием отвечу!