Что за данные?
Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному (определяемому) физическому лицу.
Субъектом ПД может являться только физическое лицо (например: соискатель, работник или лицо, с которым трудовые отношения прекращены, а также родственники и близкие лица работника).
Субъектом ПД может являться только физическое лицо (например: соискатель, работник или лицо, с которым трудовые отношения прекращены, а также родственники и близкие лица работника).
Зачем про них знать?
Федеральный закон «О персональных данных» (Закон о ПД) является довольно «живым» документом, изменения в него вносятся регулярно, а в декабре 2023 года увеличены штрафы за нарушение законодательства в сфере ПД.
Если работодатель обрабатывает ПД без письменного согласия сотрудника, организацию могут оштрафовать на сумму от 300 до 700 тысяч рублей, должностное лицо – от 100 до 300 тысяч. За повторное нарушение компании грозит штраф от миллиона до полутора, а должностному лицу – от 300 до 500 тысяч.
Что должно быть в «согласии»?
Оператор вправе обрабатывать ПД субъекта, если последний предоставил соответствующее письменное согласие. При этом, согласие должно быть:
- добровольным
- конкретным (предметным)
- информированным и сознательным
- однозначным
И конечно же письменным!
Согласие на обработку ПД работника должно содержать:
— ФИО и адрес работника, номер документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе
— наименование или ФИО, адрес оператора, получающего согласие субъекта ПД
— цель обработки ПД
— перечень ПД, на обработку которых дается согласие работника
— наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу
— перечень действий с ПД, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки ПД
— срок, в течение которого действует согласие субъекта ПД, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом
— подпись работника
Какой образец лучше взять?
В настоящее время в интернете и в справочных правовых системах можно найти большое количество шаблонов согласий на обработку ПД. Однако универсального шаблона согласия быть не может. Каждый работодатель должен разработать свое индивидуальное «согласие», так как в каждой организации по-своему устроена организация рабочего процесса, система прохода на территорию работодателя и обеспечения охраны труда, способ поощрения лучших работников и т.д. В каких-то компаниях берут сведения о номерах телефонов родственников работников, дарят на праздники подарки детям сотрудников, ведут видеонаблюдение на территории и т.д.
В согласии работник дает разрешение на обработку тех дополнительных персональных сведений, которые работодатель получает от работника. Поскольку у каждого работодателя свой объем истребуемой дополнительной информации, то и согласие на обработку этой информации будет свое, разработанное под конкретного работодателя.
При этом работодатель должен указать в согласии в числе прочего о том, с какой целью он берет эти сведения у работника.
Например, если работодатель берет сведения о номере телефона супруга (супруги) работника, в согласии об обработке ПД в качестве цели можно указать — для связи в экстренных случаях с супругом (ФИО), в связи с наличием трудовых отношений с Обществом. При этом согласие необходимо брать именно у супруги (супруга) работника, а не у самого работника.
Если работодатель планирует направлять работника на обучение, в качестве цели обработки сведений об его образовании, можно указать – для включения в планы обучения или для принятия решения о повышении по должности и т.д.
Когда согласие не нужно?
Поскольку в силу закона в согласии должны быть указаны сведения о ФИО субъекта ПД, адресе проживания, документе, удостоверяющего его личность, то нет необходимости указывать о том, что работник разрешает обработку этих данных.
Но обязанность доказать наличие обстоятельств, в силу которых такое согласие не требуется, возлагается на оператора.
Работодатель не вправе обрабатывать ПД субъекта, если у него отсутствуют правовые основания для их обработки. В таком случае работодатель должен взять у субъекта письменное согласие.
В некоторых случаях Закон о ПД разрешает оператору обрабатывать ПД работника и без согласия последнего.
Например, обработка ПД необходима для достижения целей, предусмотренных в том числе законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей.
Так, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу (невоеннобязанное), предъявляет работодателю документы, перечисленные в статье 65 ТК РФ. Поскольку указанные сведения работодатель обрабатывает для того, чтобы заключить трудовой договор, согласие от соискателя работодатель брать не должен.
В тоже время военнообязанное лицо, поступающее на работу обязано предоставить работодателю документы воинского учета, сведения об образовании, профессии, о семейном положении, составе семьи, знании иностранных языков, номере сотового телефона, месте жительства или месте пребывания граждан, в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания, наличии/отсутствии водительских прав.
Поскольку на работодателя законом возложена обязанность вести воинский учет, соискатель (военнообязанный) должен предоставить эти сведения, а работодатель вправе обрабатывать их без согласия работника. В то же время указанные персональные данные на невоеннообязанного лица, работодатель вправе обрабатывать только на основании письменного согласия.
Либо в случае, если работодателю поступил исполнительный лист (например о взыскании с работника задолженности по алиментам), который содержит ПД бывшей супруги работника, работодатель не обязан брать ее согласие на обработку ПД, указанных в листе.
При исполнении работодателем обязанности по направлению сведений в СФР и в налоговые органы, также согласие от работников брать не нужно.
Согласие на обработку ПД может быть отозвано работником в письменном виде, работодатель обязан прекратить их в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва. Вместе с тем, работник не может отозвать согласие на обработку тех персональных данных, обработку которых работодатель осуществляет в силу закона.
Следите за изменениями в законодательстве, это убережет Вас от штрафов, в сложных случаях – обращайтесь!
Юрист СаутенкинаЕлена Николаевна,
Санкт-Петербург
тел. +7-951-685-46-76
Уважаемая Елена Николаевна, Ваша статья конечно будет полезна читателям, но сам закон о «ПД», и уж тем более все его ведомственные толковища, я лично считаю одним из самых бессмысленных и даже вредных для нашей страны, поскольку принят он в угоду, теперь уже бывшим, «иностранным партнёрам», по их лекалам и в угоду их целям.
Я уже давно и неоднократно писал о своём отношении к этому закону, например тут: Праворуб: О проекте ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные ... а администрации портала пришлось даже полностью перестраивать всю систему хранения и отображения всех данных, размещаемых самими пользователями Праворуба, о чём сообщалось здесь: Праворуб: Изменение условий размещения, порядка обработки и опубликования ...
Поэтому, я надеюсь, что у наших «вождей» всё-таки хватит понимания вредности этого «закона», и он будет отменён.
Уважаемый Иван Николаевич, спасибо, что обратили внимание на статью. Обязательно ознакомлюсь с вашими публикациями.
Если закон приняли, значит это кому-нибудь нужно… Например, чтобы пополнить бюджет)))
Уважаемая Елена Николаевна, я думаю, что интерес пополнения бюджета конечно есть, но, на мой взгляд, главное в другом — в руки правоприменителям вложили «дубину», которую можно огульно использовать практически против кого угодно.