Факсимиле в договорных отношениях

Факсимиле не является новшеством в предпринимательской деятельности. Однако, до сих пор хозяйствующие субъекты допускают ошибки при его использовании.

Самой распространенной из них является отсутствие соглашения сторон об использовании факсимиле, хотя, ст. 160 ГК РФ четко определяет, что использование факсимиле при совершении сделок допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Правоотношения по использованию в гражданском обороте электронной цифровой подписи регулируются, в основном, Федеральным законом «Об электронных подписях» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В иных случаях, возможность использования аналога личной подписи (факсимиле) стороны согласовывают в договоре.

В случае использования факсимиле в отсутствие такого соглашения подписанный таким образом документ будет признан судом недействительным (определение Верховного Суда РФ от 08.06.2015 № 309-КГ15-5466) со всеми вытекающими последствиями (возможные доначисления налога на прибыль, как следствие невозможности списать соответствующие затраты на расходы, налоговые санкции и проч.).

Еще одной ошибкой является использование факсимиле при подписании первичных учетных документов (накладных, например). Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы должны, помимо прочего, содержать подписи ответственных лиц.

В свою очередь, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, предусматривает проставление на указанных документах именно личной подписи. То есть, альтернативное их подписание иным образом не подразумевается.

Несмотря на то, что прямой запрет, как таковой, отсутствует, суды склонны занимать именно эту позицию (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2015 № Ф06-493/2015).

Пренебрежение проверкой внутренних документов общества на предмет регулирования использования факсимиле, а также подтверждающих полномочия лица на его использование, тоже может сыграть не в Вашу пользу (постановление Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 09.03.2006 по делу № Ф04-8843/2004 (20055-А45-36).

Другими словами, правила использования факсимиле в договорных отношениях весьма просты:

— согласуйте возможность использования факсимиле договором;

— ознакомьтесь с локальными нормативными актами контрагента, регламентирующими использование факсимиле и наделяющими соответствующих лиц данными полномочиями и предусмотрите в договоре обязанность по направлению уведомления в случае внесения в указанные документы изменений;

— не используйте факсимиле при подписании первичных учетных документов.